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【即戦!仕事スキル】「今すぐ資料が欲しい!」と言われたら、5分を目安に用意する

フラナガン裕美子 著『伝説の秘書が教える「NO」と言わない仕事術』(幻冬舎刊)

オフィスに戻ってきた上司が、「今すぐ資料を揃えてくれ!」と慌てている様子。
今すぐって、いったいどれだけ急いでいるの? 資料ってどの程度のもの?
でも、下打ち合わせをする余裕もないくらい切羽詰っている空気…。さて、どうしよう…。

フラナガン裕美子 著『伝説の秘書が教える「NO」と言わない仕事術』より、伝説の秘書が教える、信頼を得られ効率が上がる毎日のちょっとした仕事のコツをご紹介します。今回は、上司の「今すぐ!」に応える方法です。

2017.05.16 更新

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上司から「今すぐ!」と言われたら、スピードを重視する


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最初から完璧を求めた仕事をすると、往々にして時間がかかり過ぎてしまうことがあります。

例えば、上司から「今すぐ資料が欲しい!」と言われた場合、一番大切なのは「今すぐ」という時間です。そして同じくらい大切なのが「正確」ということ。となると、この場合必要な行動は、完璧をまず横に置いておき、「ざっくり」「正確」な資料を集めて、「今すぐ」提出することですね。

ですが、「今すぐ」という言葉に動揺して、あたふたしてしまうと、パニックで思考停止状態になり、ミスも発生してしまいます。ここはあくまでも落ち着いて、自分への目安として「5分以内での対応」を心がけてみて下さい。

先の見通しを必ず伝えることが大切です


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何故最初から完璧を目指さないかというと、正確と時間は重要ですが、「完璧」の尺度は人によっても違うからです。自分の「完璧」が、上司や他の人の「完璧」ではない場合、「何で時間ばかりかかるんだ」ということにもなりかねません。つまり、完璧を目指すよりも、「現時点でのベスト」な情報とともに、完璧なものならばいつまでに提出できますという報告を5分以内にすることが大切なのです。

上司が一番嫌がるのは、部下から反応がないことです。なぜならそれは、先の見通しが立たないから。このことを理解していれば、次回からはあなたも上司を満足させる仕事ができること間違いなしです。

 

●POINT

自分スタンダードの「完璧」への固執は、仕事のスピードを鈍らせる

2017.05.16 更新

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